복잡한 법령 문구를 현장에서 바로 쓸 수 있는 형태로 풀어, 행정부담을 줄이면서도 개인정보 보호 수준을 끌어올리겠다는 취지다.
개인정보 처리방침은 개인정보처리자가 개인정보 처리 목적, 처리 항목, 보유기간, 안전성 확보 조치, 권리행사 및 고충처리 절차 등 법상 기재사항을 담아 작성·공개해야 하는 문서다. 그러나 영세 업종일수록 인력과 전문성이 부족해 “형식만 갖춘 처리방침”으로 남기 쉽다는 지적이 많았다.
개인정보위는 이번 표준안을 업종별 실제 업무 흐름과 개인정보 처리 특성을 반영해 구성했다고 설명했다. 특히 처리방침에 넣어야 할 내용을 ‘필수’, ‘해당 시’, ‘권고’로 구분해 실무자가 무엇부터 채워야 하는지 한눈에 알 수 있도록 했고, 기관이 자기 상황에 맞게 수정·보완할 수 있도록 사례 중심 작성지침도 함께 제공했다.
공인중개사 분야 표준안은 부동산 매매·임대차 계약 체결 및 신고 과정에서 매도인·매수인·임차인 등 여러 정보주체의 개인정보를 동시에 처리하고, 주민등록번호 등 고유식별정보를 취급하는 특성을 반영했다.
계약 당사자 성명, 연락처, 주소, 계약 관련 서류 등 처리 항목과 법적 근거, 보유기간을 명확히 제시하고, 계약 체결·중개대상물 확인·설명·신고 의무 이행 등 단계별 업무 흐름에 따라 정리했다. 미성년자 거래 등 특수 사례 안내도 포함됐다.
◇여행사, 여권정보·비자정보·국외이전까지…“정보 흐름을 쉽게”
여행사 분야는 항공권·숙박 예약, 보험 가입, 현지 투어 연계 등 제3자와 연계되는 업무가 많은 점을 반영했다. 특히 여권정보·비자정보 등 고유식별정보 처리와 해외 사업자에 대한 국외 이전이 빈번한 업종 특성을 고려해, 제공·이전 대상, 이전 국가, 이전 목적, 보유기간을 구체적으로 기재하도록 안내했다.
정보주체가 자신의 정보가 어디로, 왜 넘어가는지 이해하기 쉽도록 ‘동의가 필요한 처리’와 ‘법령에 근거한 처리’를 구분해 설명하는 방식도 담겼다.
◇노인복지관, 건강정보 등 민감정보 폭넓게…동의 절차·CCTV 운영까지
노인복지관 분야는 상담, 사례관리, 프로그램 운영, 후원·자원봉사자 관리 등 다양한 서비스 과정에서 건강정보 등 민감정보를 폭넓게 처리하는 특성을 반영했다. 민감정보 수집 시 별도 동의 절차와 법적 근거를 명확히 안내하고, 보호자 정보 관리, 시설 내 폐쇄회로텔레비전(CCTV) 운영, 외부 기관 연계 시 정보제공 범위 등 현장에서 자주 발생하는 사례를 중심으로 구체화했다.
공통 핵심 업무는 표준화하되, 기관별 여건에 따라 선택·보완할 수 있도록 유연하게 설계했다는 설명이다.
양청삼 개인정보위 사무처장은 “영세·취약 분야에서는 인력 부족과 제도 이해의 한계로 처리방침을 체계적으로 관리하기 어려운 것이 현실”이라며 “이번 표준안은 형식적 준수를 넘어 현장에서 바로 활용할 수 있도록 돕는 실질적 지원”이라고 밝혔다. 이어 “사전 예방과 자율 개선을 지원해 국민이 체감하는 개인정보 보호 수준을 높여 나가겠다”고 말했다.
표준안은 개인정보위 누리집과 개인정보 포털에서 내려받을 수 있다.
개인정보위는 또 중소·영세기업을 대상으로 개인정보 처리방침 제·개정에 대한 맞춤형 컨설팅도 상시 지원한다.
처리방침 작성이나 개정에 어려움이 있는 사업자는 전용 홈페이지를 통해 신청하면 전문가 지원을 받을 수 있다.
